Die JA-Versammlung sollte kurz vor oder nach einer Personalversammlung stattfinden. Das ist aber keine zwingende Vorschrift. Liegen sachliche Gründe vor, kann die JAV nach einem Mehrheitsbeschluss auch davon abweichen.
Beantragt mindestens ein Viertel der JAV-Wahlberechtigten eine JA-Versammlung, hat die JAV diese durchzuführen (§ 59 i.V.m. § 63 BPersVG). Dasselbe gilt, wenn die Dienststellenleitung von sich aus eine JA-Versammlung beantragt.
Haben bereits zwei Versammlungen im Kalenderjahr stattgefunden, liegt so eine außerordentliche Versammlung außerhalb der Arbeitszeit. Bei wichtigen Gründen kann die JAV mit der Dienststellenleitung und dem Personalrat auch einen Termin während der Arbeitszeit aushandeln.
Eine Minderung des Arbeitsentgeltes oder der Ausbildungsvergütung wegen der Teilnahme an einer JA-Versammlung ist nicht erlaubt (§ 50 i.V.m. 106 BPersVG). Zusätzlich aufgewendete Zeit für JA-Versammlungen, die ausnahmsweise außerhalb der Arbeitszeit stattfinden, sowie die Wegezeit dorthin muss Jugendlichen, Auszubildenden und dual Studierenden vergütet werden. Außerdem rechnet auch die Wegezeit vom Arbeitsplatz zur JA-Versammlung als Arbeitszeit.
Die Dienststelle muss erforderliche Räume und sachliche Mittel zur Verfügung stellen und die entstehenden Kosten tragen.